- Evaluer et optimiser les process, le système d’information et la transformation numérique
- Tirez des profits rapides de votre transformation digitale
DAFetCONSEIL évalue et optimise
les process, les performances
et la transformation numérique
des entreprises, en particulier des agences
• Le modèle des données doit être aligné sur la stratégie et centré sur le client,
• Le SI et les applicatifs
doivent être performants et adaptés au modèle d’affaires,
• Il faut intégrer les innovations
(cloud, mode agile, ERP, interfaces, multi-supports…),
• La numérisation croissante du business
de l’agence doit être concomitante à celle de ses propres process
(order to cash, purchase to pay, record to report, HR in to out) lesquels doivent être challengés et améliorés en permanence,
• L’interconnexion des outils business avec en particulier les CRM et ERP doit être la plus forte possible. Il faudra aussi choisir entre
opter pour un applicatif spécifique aux agences (Domino, Frontiva, Ogmyos …)
ou généraliste (Cegid, Exact, MS, Oracle, Sage, SAP…). Il est aussi nécessaire de retenir des applicatifs qui dématérialisent aisément les processus et offre du collaboratif (workflows…).
TIREZ DES PROFITS RAPIDES DE VOTRE TRANSFORMATION DIGITALE :
La transformation digitale est sans conteste le sujet majeur actuellement pour la société en général et pour les entreprises en particulier. Celles-ci sont impactées, volontairement ou non, et seules celles qui en font un levier de croissance et de performance en sortiront vivantes et renforcées. Les PME et ETI doivent ainsi intégrer une réflexion à long terme sur ce sujet mais aussi tirer à court termes des profits rapides grâce aux nouvelles possibilités offertes dès à présent par la digitalisation. Elles doivent donc faire évoluer les process et systèmes et viser ces gains rapides qui conforteront les équipes sur l’importance de se positionner aussi à une échéance plus longue. Certains domaines peuvent présenter un bon rapport qualité/vitesse d’obtention/coût. Il s’agit de la bureautique, des processus achats/ventes, de l’administration et finance, le juridique, les ressources humaines et la direction des systèmes d’information. Nous allons les passer successivement en revue.
Tout d’abord, les outils bureautiques
ont la particularité d’être les plus partagés au sein de l’entreprise et d’être révélateurs du niveau d’implication dans le système d’information de la direction générale. Plus celle-ci se sentira concernée et sera impliquée, plus l’on aura de chance de trouver dans l’entreprise des applications et des matériels modernes en termes d’échange, de maintenance, de stockage des informations. La combinaison cloud x suites logiciels permettant à la fois une collaboration aisée et une mobilité élevée doit être l’une des premières évolutions à entreprendre. Notre propos n’est bien entendu pas de faire de la publicité mais nous pensons à des outils comme Microsoft Ondrive ou Google drive.
Ensuite, le processus achats / production (le cas échéant) / ventes
doit être dématérialisé autant du côté fournisseur que des clients. Il s’agit de gagner de la productivité, de maîtriser les délais de paiement et réduire le BFR ainsi que de fiabiliser la relation avec les clients et les fournisseurs. La dématérialisation, dite « fiscale » offre plusieurs possibilités en fonction des volumes traités et de la maturité « technique » des partenaires, clients et fournisseurs.
Bien entendu pour nous financiers, le processus Administration et Finance
est incontournable. Il nous faut rendre plus efficace le reporting et le contrôle de gestion par une application dédiée intégrant toutes les données et traitements. La pratique nous conduit à choisir des outils qui ont vocation à stocker, organiser, synthétiser les données opérationnelles. Nous devons aussi opter pour les solutions dont la vocation est de mettre en perspective les données internes ou externes à l’entreprise, souvent en grand nombre (« big data »). Notre objectif est de mettre à disposition des KPI ou des tableaux de bord aux utilisateurs et aussi de leur permettre de manipuler les données de façon autonome. Nous devons aussi avoir le réflexe de mettre en place la signature digitale et la validation par workflow. Afin de réduire le délai et de rehausser le travail des équipes comptables, il est de notre devoir d’étudier et développer la robotisation de la comptabilité.
Au-delà de la DAF, numériser le service juridique et le secrétariat général
permet de bénéficier d’une base de données des dossiers juridiques et contentieux. Les avantages sont entre autres l’industrialisation des process corporate (Assemblées générales, Conseils d’Administration, mandats ...), la possibilité de faire des recherches textuelles en mode html et le partage des informations sur les risques.
Par ailleurs, dématérialiser la gestion des Ressources humaines
est peut-être ce qui sera le plus facilement admis car les salariés constatent dans leur vie personnelle que toutes les banques, administrations et fournisseurs divers leur proposent ou souvent leur imposent de ne plus recevoir de papier et de tout traiter sur internet. Les principaux enjeux portent sur la dématérialisation de la paie et de la gestion des données afférentes au personnel. Un autre poste important a trait à la gestion de la présence, en symbiose avec la gestion analytique des temps.
Enfin, la direction des systèmes d’informations
est bien entendu la plus impliquée et il faut éviter le syndrome du chausseur mal chaussé. Il s’agit donc de travailler à sa propre digitalisation, enjeu de la performance de tous les processus. La DSI doit étudier l’externalisation des infrastructures, la remise en cause de la cartographie des applications et l’externalisation des applications peu customisées.
N’ayons pas peur d’étudier tous ces chantiers en même temps puis à les implémenter et à les mettre en œuvre en les classant selon leur importance stratégique et selon le rapport déjà mentionné qualité / vitesse d’obtention / coût.